La administración de documentos en la nube es mucho más que sólo bajar los costos de las impresiones en papel, pues representa una gran ventaja cuando diferentes personas necesitan consultar información actualizada, a fin de evitar errores y, con ellos, pérdidas económicas

Adrian Lobo

Realizar instalaciones HVAC en una edificación requiere de contar con los planos de la construcción para determinar objetivos claros y resultados positivos. Sin embargo, el tema de los planos puede verse envuelto en una serie de conflictos cuando sólo se cuenta con esta herramienta en papel. Esto se debe a los cambios que indudablemente se van presentando, por tanto, la documentación en la nube se presenta como una gran oportunidad para mantener la información actualizada y al alcance de todo el equipo de trabajo.

Una de las consideraciones más importantes que todo propietario toma en cuenta a la hora de elegir a un contratista es su pericia para controlar los costos; ésta afecta directamente su capacidad para ganar contratos y entregarlos de manera rentable.

Por ello, la gestión de documentos basada en la nube suele considerarse como una medida de control de costos, además de representar ahorros en materia de impresión y reprografía. Pero esta no es la única razón para cambiar los procesos basados en papel; si sólo se contempla esto es posible que todavía no se perciba que los beneficios superan la inversión.

A pesar de los avances tecnológicos que se han desarrollado, hay empresas donde los empleados continúan operando a la antigua, ya sea porque “siempre se ha hecho de esa manera” o por cuestiones de seguridad. No obstante, hay seis razones que deben ser consideradas para modificar esta costumbre.

Planos actualizados
Los planos y especificaciones desactualizadas son una de las principales causas de retrabajos. En los sitios donde todavía se utiliza papel, cada mañana se recoge la última versión de los diseños y especificaciones para que el equipo trabaje, asumiendo que las actualizaciones se han realizado correctamente.

Sin embargo, hay ocasiones en las que surgen preguntas o hay necesidad de identificar problemas relacionados con las condiciones actuales del sitio, ya que son detalles que se deben comunicar de la cadena. Al final del día, las preguntas, problemas y notas se compilan para posteriormente efectuar los cambios necesarios. Es de esperar que las preguntas y problemas puedan resolverse y que los documentos actualizados se publiquen rápidamente y se distribuyan al equipo. Pero también puede suceder que alguien opere con una copia obsoleta o incorrecta, lo cual conllevaría un atraso importante, además de las implicaciones de comenzar de nuevo el proceso que le corresponda.

Con la administración de documentos de construcción basados ​​en la nube, el proceso se ejecuta de manera más suave. Todo el mundo tiene acceso a la última versión, y los comentarios realizados en el conjunto de documentos se envían automáticamente a quienes necesiten la nueva información. Esto reduce dramáticamente los retrabajos (el costo) y mejora la velocidad a la que se construye.

Continuidad de las anotaciones en los cambios de versión
En un entorno de papel es probable que las anotaciones o modificaciones no sobrevivan a la siguiente versión de los documentos y que toda esa valiosa información se pueda perder. En cambio, en un entorno digital, el responsable puede tomar notas directamente en los documentos que se actualizan de forma automática. Del mismo modo, puede hacer observaciones visibles para cualquier miembro del equipo. Cuando se ha resuelto un problema, esos comentarios pueden ser cerrados y eliminados de versiones futuras de los documentos, pero se mantiene un registro en versiones anteriores.

Planos con hipervínculos
En un sitio de trabajo tradicional basado en papel, cada miembro del equipo tiene un rollo de planos de los proyectos que se trabajan, normalmente relevantes sólo para su propia parte del trabajo. Por ejemplo, un subcontratista responsable de la instalación de sistemas HVAC puede llevar solamente los archivos relevantes para su especialidad. A veces, sin embargo, se hace necesario entender algo sobre los detalles arquitectónicos o estructurales para asegurar que el sistema se instale correctamente.

Otro aspecto relevante son las horas hombre de un proyecto de construcción, pues cuando se analiza el tiempo empleado para localizar los archivos correctos, se vuelve significativo identificar cuánto tiempo se llevó. Esto no ocurre si la documentación se tiene en la nube, pues los archivos pueden ser hipervínculos entre sí que permiten al encargado de la instalación de los equipos HVAC acceder fácilmente a los planos para consultar los detalles arquitectónicos y estructurales que requiera para realizar su labor.

Las mejores herramientas de gestión de documentos basadas en la nube identificarán e interpretarán automáticamente los hipervínculos de los detalles en los planos y los crearán. Esto permite profundizar en la información requerida, sin necesidad de buscar a través de las páginas.

Si se desea agregar aún más contexto, se pueden añadir marcas e incluso adjuntar un documento o una anotación adicional. Los hipervínculos también pueden conducir a un trabajo de mejor calidad, ya que eliminan la necesidad de tomar una decisión entre ahorrar tiempo y aclarar un documento relacionado.

Mejorar la seguridad
Una razón por la que algunas empresas optan por continuar con la documentación impresa es la seguridad. Después de todo, si se tiene conocimiento de dónde están físicamente los documentos del proyecto, es posible tomar medidas para asegurar que permanezcan privados. En un entorno digital, la amenaza de personas no autorizadas que acceden a sus documentos puede parecer más real.

Sin embargo, los archivos de proyectos digitales pueden ser más seguros que el papel, si se manejan adecuadamente. Los controles de archivos digitales permiten poner la información correcta en manos de las personas adecuadas, basándose en la configuración de permisos administrados por un responsable. Éstos se pueden actualizar y los individuos, roles o empresas pueden agregarse y eliminarse fácilmente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

En cuanto a la prevención del robo, la tecnología de seguridad en la nube sigue avanzando, tanto para los grandes consorcios como para las pequeñas y medianas empresas de construcción.

Acceso cuando sea y en donde sea
¿Equipo de diseño en China y la construcción en Nueva York? Con la gestión de documentos digitales no hay problema, pues los beneficios de acceso en cualquier momento y en cualquier lugar van mucho más allá de la fase de diseño. Para empresas internacionales, el acceso sin limitaciones significa que los equipos de construcción pueden colaborar y crear sistemas que hagan el trabajo más rápido y mejor.

Impacto ambiental
Hace años hubo una gran tendencia para los sitios de trabajo sin papel. Los defensores hablaron de los desechos en la construcción que son atribuibles a los materiales, y encontraron que el papel fue un contribuyente importante. Sin embargo, es imposible conseguir eliminar por completo el uso del papel, pero es un hecho que la gestión de documentos basados ​​en la nube reduce significativamente el desperdicio y, por tanto, la huella ambiental.

Agencias gubernamentales y compañías que buscan cada vez más materiales y métodos de construcción respetuosos con el medioambiente, el compromiso de una constructora de reducir el desperdicio de papel continúan desempeñando una ventaja competitiva.

En conjunto, estos seis beneficios de la gestión de documentos digitales en el sitio de construcción producen un caso de negocio convincente para hacer el cambio. Afortunadamente, la tecnología basada en la nube para documentos de construcción ha alcanzado un nivel de madurez que hace que incluso para las pequeñas empresas de construcción sea fácil entrar en el juego y lograr eficiencia en costo y en tiempo.

Esto sin duda impacta de manera positiva los negocios de las compañías, pues al tener la certeza de que cuentan con la información actualizada, se disminuye la cantidad de veces que se tiene que rehacer un trabajo y, por ende, la pérdida económica que esto implica.

Adrian Lobo
Arquitecto egresado del Tecnológico de Monterrey y la Universidad Politécnica de Madrid. Technical Sales Specialist de Autodesk para el área de Arquitectura y Construcción en México, fue parte de la Cátedra Autodesk y desde ahí empezó a utilizar los productos BIM de esta empresa. Ha utilizado Revit alrededor de 10 años y es profesional certificado en este software.